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Libri Digitali: risparmio di tempo, risparmio di carta e meno pensieri per l'imprenditore

Libri DigitaliL’introduzione nel Codice Civile dell’articolo 2215 bis ha comportato un’importante rivoluzione per quanto riguarda la tenuta e la conservazione dei libri d’impresa. Difatti la norma, sancendo che i libri, i repertori, le scritture e la documentazione - la cui tenuta è obbligatoria per alcune imprese- possono essere formati e tenuti con strumenti informatici, ha di fatto riconosciuto l’equivalenza tra libro digitale e libro cartaceo

Il detto articolo spiega anche che, nel caso in cui si scelga di archiviare e conservare i libri d’impresa in maniera digitale, gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione sono assolti mediante apposizione, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore.

A  tal fine, le Camere di Commercio, da sempre sensibili al tema della digitalizzazione, forniscono alle imprese il servizio “Libri Digitali”. Questo strumento consente dunque l’archiviazione e la conservazione dei libri di impresa in maniera digitalizzata e sicura (la Camera di Commercio garantisce anche l’immodificabilità nel tempo e la privacy), secondo quanto previsto dalla normativa, e nel rispetto automatico delle tempistiche di conservazione. 

Il servizio permette di portare su formato digitale tutti i libri d’impresa per cui è obbligatoria la bollatura: libri sociali, libri contabili civilistici, libri contabili tributari (ad eccezione dei libri di carico e scarico rifiuti e i formulari di identificazione dei rifiuti), ed è quindi dedicato alle società di capitali, di persone e ditte individuali. 

L’attivazione del servizio è semplice e non richiede all’imprenditore spreco di tempo per recarsi in Camera di Commercio. Comodamente dal suo pc infatti, il legale rappresentante (o un suo delegato o intermediario), accedendo al sito tramite CNS o SPID, e inserendo i dati richiesti (tra cui il codice fiscale della società e quello del rappresentante legale se la richiesta viene fatta da un terzo) potrà scaricare il contratto che deve essere firmato digitalmente e poi ricaricato. A questo punto si effettua il pagamento del costo annuale del servizio tramite “I Conto” o “PagoPA” e in poco tempo l’attivazione sarà completata!

L’imprenditore potrà quindi creare il suo contenuto in formato “word”, che andrà poi trasformato in PDF/A per rendere il libro “immodificabile” e apporre la firma digitale. Una volta effettuata la sottoscrizione si procederà a ricaricare sul portale il documento, a cui verrà in automatico apposta una marcatura temporale, adempiendo così agli obblighi di legge sulla numerazione progressiva e la vidimazione (e ovviamente la regolare tenuta dei libri sociali).  

Per ultimo si provvederà a richiedere l’invio in conservazione del documento. 

A questo punto la Camera di Commercio si occuperà:

  • dell’archiviazione del libro: la CCIAA conserva i libri senza mai aprirli (nel rispetto dunque della privacy);
  • della tenuta del libro;
  • della conservazione del libro per 10 anni: spirato questo termine, viene meno l’obbligo di conservazione, e i libri verranno automaticamente rimossi.

In ogni momento l’imprenditore potrà consultare o esibire a norma la documentazione, semplicemente accedendo al portale tramite CNS o SPID. È possibile anche effettuare ricerche per “parola chiave”.

Il servizio ha durata annuale: entro 30 giorni prima della scadenza del servizio, si potrà poi procedere al rinnovo, dietro corresponsione del canone annuo. In caso di mancato rinnovo, i libri precedentemente caricati non verranno cancellati, e resteranno sempre consultabili per 10 anni. Non si potrà ovviamente procedere a nuovi caricamenti. In caso di recesso dal servizio, invece, la Camera di Commercio provvederà a mettere i libri su supporto cartaceo/fisico e a consegnarli alla società.

Oltre al canone annuale, l’impresa dovrà pagare i normali costi per la tenuta dei libri e cioè:

  1. imposta di bollo: da pagarsi in unica soluzione tramite F24 entro 12 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Il costo ammonta ad Euro 16,00 ogni 2500 registrazioni contabili;
  2. tassa di concessione governativa: da pagarsi anch’essa in unica soluzione tramite F24. L’importo varia in base alle dimensioni della società.


Il Punto Impresa Digitale consiglia il servizio “Libri Digitali” perché l’imprenditore potrà godere di:

  • risparmio di carta: attraverso l’archiviazione digitale dei documenti si riduce il consumo di carta, aiutando l’ambiente;
  • risparmio di spazio: si può recuperare lo spazio utilizzato dalla carta per organizzare meglio l’ufficio;
  • risparmio di tempo: i libri digitali sono facilmente ricercabili, velocemente consultabili e possono essere esibiti a norma;
  • sicurezza: accesso sicuro, garantito da SPID o CNS;
  • garanzia: la Camera di Commercio garantisce l’archiviazione e la conservazione dei documenti nel rispetto della normativa;
  • rispetto automatico delle tempistiche previste dalla normativa per l’invio in conservazione dei libri d’impresa;
  • registrazione online: l’attivazione del servizio si effettua, come abbiamo visto, completamente online;
  • creazione online di utenze delegate: in piena autonomia il legale rappresentante può scegliere le persone di fiducia a cui delegare l’operatività e le autorizza online;
  • pagamenti online: si paga in sicurezza direttamente dal servizio;
  • accesso anche da smartphone e tablet: si può accedere da qualsiasi posto, anche se si è fuori ufficio.

Per ulteriori informazioni si rimanda alla pagina Libri Digitali del sito camerale e a quella delle Camere di Commercio d’Italia. Si segnala, in particolare, di dare uno sguardo all’area riservata ai Tutorial-FAQ, dove, con l’ausilio di brevi video, è spiegato come attivare il servizio, caricare i libri sociali, metterli in conservazione e tanto altro.

Per qualsiasi altra necessità o informazione il Punto Impresa Digitale è a disposizione delle imprese: pid@lg.camcom.it


 

Ultima modifica: venerdì 31 dicembre 2021

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